PRINSIP DASAR DATABASE

A.   PENGERTIAN DATABASE

Dalam keseharian orang sering mendengar istilah database, baik dalam lingkungan sekolah, kantor, rumah maupun tempat-tempat lainnya. Bahkan tanpa disadari, orang juga pernah menggunakan suatu sistem data yang bisa dikategorikan sebagai database. Misalnya, sebuah buku alamat yang berisi nama, alamat, nomor telepon yang disusun dalam urutan alfabet.

Database berasal dari dua kata yaitu data dan base (basis). Data adalah fakta dari suatu kejadian yang dapat berupa simbol, gambar, atau kata. Sedangkan base merupakan tempat atau ruangan untuk berkumpul. Jadi database merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama-sama dalam media penyimpanan elektronis dan tanpa pengulangan yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

 Data perlu disimpan, diolah, dan diorganisasikan didalam database sedemikian rupa sehingga informasi yang dihasilkan berkualitas dan efesien dalam penyimpanan data. Pengorganisasian data seperti itu dinamakan Database Management System (DBMS).

Prinsip kerja dari database sama dengan sebuah lemari arsip, terutama adalah untuk pengaturan data/arsip serta untuk kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data/arsip. Perbedaannya hanya terletak pada media penyimpanan yang digunakan. Jika lemari arsip menggunakan lemari besi atau kayu, maka database menggunakan media penyimpanan elektronis seperti  harddisk.

Database bukan hanya sekedar media penyimpanan data secara elektronis, artinya tidak semua bentuk penyimpanan data elektronis dapat disebut database.

Dokumen yang berisi data dalam file teks, file spreadsheet (file yang dibuat pada program pengolah angka) dan lain sebagainya dapat saja disimpan, tetapi hal itu tidak dapat disebut sebagai database. Hal ini disebabkan karena didalamnya tidak ada pemilahan dan pengelompokan data sesuai jenis/fungsi data, sehingga nantinya akan menyulitkan pencarian data. Yang sangat ditonjolkan dalam database adalah pengaturan, pemilahan, pengelompokan, pengorganisasian data yang disimpan sesuai fungsi atau jenisnya.

B.   MANFAAT DAN KEUNGGULAN DATABASE

Manfaat utama dalam pengelolaaan database dalam sebuah database adalah agar dapat menemukan kembali data yang dicari dengan mudah dan cepat. Beberapa keunggulan dari pemanfaatan database adalah sebagai berikut.

1.     Kecepatan dan Kemudahan (Speed)

Pemanfaatan database memungkinkan untuk dapat menyimpan data, melakukan perubahan/manipulasi terhadap data, menampilkan kembali data tersebut dengan lebih cepat dan mudah.

2.     Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space)

Keterkaitan antara kelompok data yang satu dengan yang lainnya dalam database dapat menyebabkan terjadinya pengulangan (redundansi) data, sehingga ruang penyimpanan yang diperlukan menjadi bertambah banyak. Untuk mengefesiensikan  penggunaan ruang penyimpanan data, database dapat melakukan penekanan jumlah pengulangan (redundansi) data tersebut diantaranya dengan menerapkan sejumlah pengkodean atau membuat relasi antar kelompok data yang saling berhubungan.

3.     Keakuratan (Accurancy)

Pembentukan relasi antar kelompok data, pengaturan tipe data, penentuan keunikan data dan sebagainya yang secara ketat sangat berguna untuk menekan ketidakakuratan penyimpanan data.

4.     Ketersediaan (Availability)

Sebuah database dapat memiliki data yang tersebar di banyak lokasi geografis. Misalnya, data nasabah sebuah bank dipisah-pisah dan disimpan di lokasi yang sesuai dengan keberadaan nasabah. Dengan pemanfaatan teknologi jaringan komputer, data yang berada di suatu lokasi/cabang, dapat juga diakses (menjadi tersedia/avaible) bagi lokasi yang lain.

5.     Kelengkapan (Completeness)

Untuk mengakomodasi kebutuhan kelengkapan data yang semakin berkembang, maka di dalam database dapat dilakukan penambahan record-record data, dapat dilakukan perubahan struktur dalam database baik dengan penambahan objek baru (tabel) atau dengan penambahan field-field baru pada suatu tabel.

6.     Keamanan (Security)

Untuk suatu sistem yang besar dan serius, aspek keamanan harus diperhatikan dan diterapkan secara ketat. Hal ini dapat dilakukan dengan penentuan siapa-siapa (pemakai) yang boleh menggunakan database beserta objek-objek di dalamnya dan menentukan jenis-jenis operasi apa saja yang boleh dilakukan.

7.     Kebersamaan Pemakaian (Sharebility)

Pemakai database seringkali tidak terbatas pada satu pemakai saja atau di satu lokasi saja oleh satu sistem aplikasi. Misalnya data pegawai dalam database kepegawaian dapat digunakan oleh banyak pemakai, dari sejumlah departemen dalam perusahaan atau oleh banyak sistem (sistem penggajian, sistem akuntansi, sistem inventori dan sebagainya).

C.   OPERASI DASAR DATABASE

Sebelum mengenal beberapa operasi dasar yang sering digunakan dalam pengolahan database, ada baiknya diketahui terlebih dahulu komponen dasar yang harus ada dalam pengolahan database. Salah satu komponen dasar yang harus ada dalam pengolahan database adalah table. Table merupakan tempat untuk menyimpan data. Apabila database itu diasumsikan sebagai lemari arsip yang didalamnya terdapat map-map arsip, maka map-map arsip tersebut dapat diasumsikan sebagai tablenya. Berikut adalah operasi dasar yang sering digunakan dalam pengolahan database.

-          Create database digunakan untuk membuat database, diasumsikan sebagai pembuatan lemari arsip baru.

-          Delete database digunakan untuk menghapus database, diasumsikan sebagai penghancuran lemari arsip.

-          Create table digunakan untuk membuat tabel baru dalam database, diasumsikan sebagai penambahan map arsip ke dalam lemari arsip.

-          Drop table digunakan untuk menghapus table dalam database, diasumsikan sebagai pengrusakan salah satu map arsip yang ada di dalam lemari arsip.

-          Insert table digunakan untuk menyisipkan tabel ke dalam database, diasumsikan sebagai penambahan lembar arsip ke dalam map arsip.

D.  PENERAPAN DATABASE

Hampir semua perusahaan, organisasi, dan instansi menerapkan database dalam pekerjaannya. Adapun contoh dari penerapan database adalah sebagai berikut.

-          Inventory (pergudangan), digunakan untuk proses penerimaan barang, penyimpanan barang, dan pengeluaran barang.

-          Pendidikan, digunakan untuk mengelola data siswa, penjadwalan kegiatan belajar mengajar, mengelola data guru dan lain sebagainya.

-          Rumah sakit, digunakan untuk mengelola data sejarah pengobatan pasien, pembayaran perawatan rawat inap, dan lain lain.

-          Perbankan, digunakan untuk pengelolaan data nasabah/data tabungan/pinjaman, pembuatan laporan-laporan akuntansi-akuntansi, pelayanan informasi pada nasabah/calon nasabah.

-          Asuransi, digunakan untuk pengelolaan data nasabah/data pembayaran premi dan pemrosesan pengajuan klaim asuransi.

-          Industri manufaktur, digunakan untuk membantu pengelolaan pesanan barang, mengelola data karyawan.

-          Telekomunikasi, digunakan untuk melakukan pengelolaan data administrasi kabel/data pelanggan, menangani gangguan dan lain-lain.